Als office assistent ben je een belangrijke schakel binnen Reinders & van Soest. Je ondersteunt alle afdelingen in de breedste zin van het woord. Iedere dag is anders, maar toch nemen we je graag even mee in onze, en misschien straks ook wel, jouw wereld.
Het is maandagochtend 08:20 uur en je komt aan op kantoor. Je bent graag lekker op tijd aanwezig, zo kun je je goed voorbereiden op de werkdag. Je schenkt een heerlijke kop koffie of thee voor jezelf in en langzaamaan druppelen je collega’s het kantoor binnen. Je maakt even een praatje over het weekend en gaat aan de slag. Je opent je mail en ziet dat deze na het weekend nodig bijgewerkt dient te worden. Na het behandelen van je mail stel je voor jezelf een to-do lijstje op. Dan gaat de telefoon. Jij neemt deze altijd zo snel mogelijk op en zorgt ervoor dat de persoon aan de andere kant antwoord krijgt op zijn/haar vragen. Je vindt het fijn om iemand een stap verder te helpen, of je nu een klant of collega aan de lijn hebt. Tijd om het to-do lijstje verder af te werken. Er zijn een aantal nieuwe aanvragen binnengekomen voor de afdeling Mobiliteit. Omdat jij de collega’s op deze afdeling ondersteunt, neem jij het voorwerk van de mobiliteitstrajecten voor je rekening. Je zorgt ervoor dat er een digitale map wordt aangemaakt, voegt het traject toe in het CRM systeem, checkt nog even de opdrachtbevestiging en zorgt ervoor dat het werkplan naar de mobiliteitsadviseur wordt gestuurd zodat hij/zij hiermee aan de slag kan. Tijdens het traject monitor je of alle stappen juist doorlopen worden en stelt proactief vragen aan je collega’s om te monitoren of alles nog volgens plan verloopt. Als alles juist geadministreerd staat ga je verder met het bestellen van een leuk cadeau voor een collega die binnenkort jarig is en bestel je een mooi boeket voor een nieuwe collega die volgende week start. De dag vliegt voorbij en nadat je nog wat taken van het to-do lijstje hebt afgewerkt, zie je dat het alweer 16:45 uur is. Je ruimt de vaatwasser in, pakt je spullen, zegt je collega’s gedag en gaat op weg naar huis.
Morgen staan er weer andere taken op de planning. Je gaat onder andere aan de slag met het bestellen van kantoorartikelen, regelt nog wat praktische zaken voor een collega die binnenkort start en schakelt nog even met de ICT beheerder, jij bent namelijk het eerste aanspreekpunt voor die partij. Fijn toch die afwisseling?
